FAQs (Frequently Asked Questions)

FAQ: WEDDING PLANNER

Quanto costa un matrimonio? E’ vero che affidarsi ad un WP costa molto?

Dipende dalle richieste degli sposi! Tanto più si desidera un matrimonio "in grande" tanto più, come si intuisce facilmente, il costo del matrimonio sarà oneroso. Solitamente un Wedding Planner percepisce un compenso che è pari ad una specifica percentuale calcolata sul costo complessivo del matrimonio. Ma, come accennato, il vero costo di un matrimonio è di fatto rappresentato dalla quantità di servizi richiesti dai futuri sposi e, in generale, dai materiali usati. Tuttavia, a prescindere dalla tipologia di matrimonio richiesta, sarà sempre premura del Wedding Planner consigliare i propri clienti rispetto alle loro esigenze e al loro budget, suggerendo soluzioni e favorendo sempre un controllo preventivo delle spese.

Il servizio di Wedding Planner è disponibile anche fuori zona?

Attualmente la nostra Agenzia opera esclusivamente sul territorio di Roma e Provincia di Roma. Sebbene esista la possibilità futura di espandere ulteriormente la nostra attività al di fuori delle zone citate, per il momento questo servizio non è disponibile.

Con quanto preavviso dovremmo contattare un Wedding Planner?

L’ideale è un anno prima del giorno delle vostre nozze. Ma, in generale, fino a 6 mesi prima è chiaramente possibile avere un buon margine di sicurezza per l’organizzazione dei preparativi. Ovviamente, tanto più avete in mente di organizzare un matrimonio molto complesso e scenografico tanto più avrete bisogno di maggiore tempo, fino ad arrivare quindi a 18 mesi prima o, addirittura, 24 mesi prima.

Dopo aver contattato il Wedding Planner per un primo appuntamento cosa accade?

Nell’arco di 72 ore verrete contattati dall’Agenzia per fissare/confermare data ed orario del primo appuntamento, che avverrà nella nostra sede in via Lima a Roma. Il primo incontro è sempre di carattere conoscitivo ed informativo, sia per i futuri sposi che per noi: prenderemo opportunamente nota, anche tramite un apposito questionario, delle vostre preferenze, dei vostri gusti, delle vostre idee e del budget disponibile, tutti elementi che ci aiuteranno a preparare la proposta di contratto più indicata alle vostre esigenze.

Al termine della chiacchierata informale vi verrà dato un secondo appuntamento (tipicamente fissato a distanza di 10-15 giorni dal primo) per sottoporvi una nostra proposta di contratto, stilata in base alle informazioni raccolte durante il primo colloquio. Essa si comporrà di una parte descrittiva, che avrà il carattere di una piccola presentazione del matrimonio come noi lo immaginiamo per voi, modellato sulla vostra personalità e conforme ai dati e alle informazioni che ci avete fornito precedentemente, e di una parte valutativa, cioè composta da un preventivo vero e proprio che quantificherà sia la nostra consulenza in termini monetari sia il costo del vostro matrimonio rispetto a quanto presentato. Ovviamente, ci impegneremo a far rientrare ambedue queste spese nel budget a vostra disposizione. Dopo la consegna della nostra proposta, e forniti eventualmente ulteriori chiarimenti in merito, potrete scegliere se firmare subito il contratto o prendere un periodo di attesa che non dovrà tuttavia superare i 10 giorni, oltrepassati i quali la proposta di contratto verrà automaticamente a decadere.

E’ infine nostra premura portare alla luce dei nostri potenziali clienti il fatto che la proposta di contratto non è soltanto un modo per indicarvi come noi pensiamo possa essere realizzato il vostro matrimonio, ma rappresenta anche un potente strumento di valutazione da parte vostra nei nostri confronti: se infatti durante il primo colloquio vi avremo ispirato fiducia, e saremo stati in grado di entrare in empatia con voi, avrete la conferma di questo proprio osservando il modo in cui abbiamo pensato di progettare il vostro evento. Il compito di un bravo Wedding Planner è infatti quello di ideare e realizzare, per una coppia di persone, un giorno unico e irripetibile, quello del matrimonio. Quando questa coppia di persone sceglie di affidarsi a quello specifico Wedding Planner sta sostanzialmente scegliendo di lavorare con lui per molti mesi, e se questa collaborazione non è fondata su solide basi di comprensione reciproca ed empatia, il risultato di tale collaborazione non potrà non essere mediocre, sia per l’una che per l’altra parte. Come si può evincere da questa considerazione, dunque, il secondo incontro è quello che farà la differenza, e che maggiormente vi consentirà di capire – sin da subito – se siamo proprio noi i Wedding Planner giusti per voi.

Gli incontri conoscitivi, sino alla firma del contratto, sono a pagamento?

Assolutamente no! Sino alla firma del contratto, ovviamente, la nostra Agenzia non richiederà nessun compenso extra: gli incontri conoscitivi sono, per così dire, "inclusi nel prezzo".

Cosa accade dopo aver firmato il contratto?

Una volta firmato il contratto, verrà dato inizio ai preparativi, spalmati lungo il periodo pattuito per la realizzazione del vostro matrimonio. Nella primissima fase viene di solito versato un primo anticipo al Wedding Planner, per consentirgli di svolgere le attività iniziali. I clienti verranno tenuti sempre informati delle spese sostenute, in relazione a quelle preventivate, tramite appositi report mensili e in generale tramite aggiornamenti costanti da parte del Wedding Planner. E’ importante notare che non verranno mai prese decisioni cruciali, non previste dal contratto, senza prima l’approvazione dei futuri sposi e, in ogni caso, sia le spese pattuite che quelle extra verranno sempre appropriatamente registrate.

Perché devo firmare un contratto per usufruire dei servizi di un Wedding Planner? E’ necessario?

Ovviamente sì, è necessario. La firma di un contratto non va intesa solamente come un’azione volta a tutelare l’Agenzia e la figura del Wedding Planner, ma anche e soprattutto quella dei clienti che si affidano ai suoi servizi. L’assenza di un contratto firmato da ambo le parti (Wedding Planner e cliente) non è mai garanzia di un buon servizio.

Conosciamo alcuni fornitori e vorremmo affidarci a loro. Possiamo farlo?

Dipende. Non è inusuale che i futuri sposi conoscano già alcuni fornitori cui vogliono affidare determinati servizi. La possibilità o meno di affidarsi ad essi è subordinata a diversi fattori. Prendiamo il caso di una coppia che abbia deciso di voler celebrare il ricevimento di nozze presso un ristorante che loro conoscono molto bene e che per loro ha una particolare importanza. Il Wedding Planner non dirà di no a questa richiesta, ma risponderà con un "verifichiamo". La celebrazione di un ricevimento in uno specifico luogo è infatti subordinata non soltanto a fattori di tipo estetico ma anche – e soprattutto – a fattori di tipo logistico: capienza della sala, servizi offerti, assicurazioni specifiche, e così via… Purtroppo non sempre questi fattori devolvono a favore delle preferenze degli sposi, col rischio anzi che l'assenza e la sottovalutazione di determinati requisiti possa pregiudicare la buona riuscita dell'evento. Sarà quindi dovere del Wedding Planner portare alla luce quali sono i fattori che concorrono - nel caso del nostro esempio - alla non approvazione del ristorante, consigliando piuttosto alternative migliori. A maggior ragione in quei casi, poi, in cui il ristoratore dell’esempio fosse addirittura un parente degli sposi è maggiormente necessario l’intervento di una figura imparziale come quella del Wedding Planner nell’approvazione o meno dello specifico luogo prescelto. Chiaramente invece, quando il sopralluogo tecnico effettuato insieme al Wedding Planner dà esito positivo, non esistono impedimenti specifici alla scelta del fornitore desiderato.

Il Wedding Planner sarà presente il giorno del nostro matrimonio?

Necessariamente sì! La presenza del Wedding Planner è indispensabile per la buona riuscita dell’evento, poiché egli stesso è stato il curatore principale dei preparativi. L’assenza del Wedding Planner può essere giustificata solamente nei casi previsti dal contratto e descritti in questa sezione nel seguente punto.

Cosa accade se, il giorno del matrimonio, il Wedding Planner non può essere presente?

Anche i WP sono – non si direbbe a volte! – degli esseri umani. Il sopraggiungere di un evento imprevisto (un lutto, un gravissimo problema di salute, ecc….) potrebbe chiaramente impossibilitare il Wedding Planner a presenziare al vostro evento o, addirittura, a concludere i preparativi finali. Cosa accade in tal caso? La nostra Agenzia garantirà sempre la sua presenza al vostro evento, ma qualora ciò non fosse fattibile per le cause sopra riportate garantiremo la presenza di un Wedding Planner sostitutivo direttamente incaricato dalla nostra Agenzia e da noi selezionato.

Il Wedding Planner può prendere decisioni importanti per conto degli sposi?

Ovviamente no, o meglio: dipende dal contesto. La figura del Wedding Planner nasce con lo scopo di supportare i futuri sposi ed aiutarli nell’organizzazione del loro matrimonio. Consigliare, dunque, è diverso dall’imporsi rispetto ai gusti dei propri clienti. Il Wedding Planner potrà ad esempio consigliare un abito piuttosto che un altro, o un fornitore rispetto ad un altro (sempre motivando opportunamente le proprie opinioni), ma non potrà ad esempio imporre alla sposa di scegliere un bouquet piuttosto che un altro, o una location rispetto ad un’altra (e così via). A fronte di questa premessa va tuttavia effettuata una considerazione: il Wedding Planner è una figura esperta, cui di solito ci si affida proprio per via delle sue competenze nel campo dell’organizzazione degli eventi. Lasciarsi consigliare e guidare dal suo gusto e dal suo occhio critico può quindi rappresentare la scelta migliore in situazioni di indecisione da parte dei futuri sposi. E’ un aspetto che suggeriamo di non trascurare. Diverso è il caso invece di decisioni da prendere in situazioni critiche, come ad esempio per imprevisti occorsi durante il giorno stesso del matrimonio, per i quali si richieda un intervento tempestivo da parte di una figura competente, mirato anche a limitare eventuali stress per i futuri sposi. In ogni caso, specifiche deleghe verranno sempre discusse precedentemente con la coppia e, laddove fosse necessario, predisposte da contratto.

Al primo appuntamento chi deve essere presente?

Poiché sposarsi è un evento unico nella vita di una coppia, e considerando anche l’investimento monetario che essa dovrà sostenere in tal senso, sarebbe ideale che al primo appuntamento fossero presenti sia la futura sposa che il futuro sposo. Qualora uno dei due non potesse essere presente agli incontri, è comunque possibile recarsi agli appuntamenti insieme ad un familiare, o ad un’amica/o, e così via.

Possiamo contattare il Wedding Planner solo per avere informazioni su locations e fornitori cui affidarsi?

No. Si tratta di informazioni che possono essere rilasciate solo a chi è già nostro cliente, quindi solo dopo aver sottoscritto un regolare contratto con la nostra Agenzia.

Possiamo avere la garanzia che il Wedding Planner cui ci affideremo è abilitato alla professione?

Certamente sì, ed è una garanzia certificata. Infatti Cristina Cugini, Wedding Planner fondatrice della Rêverie { Weddings and Events Planning }, ha conseguito un diploma in Wedding Management presso la sede romana della The Wedding Planner School e un diploma in Gestione ed organizzazione degli eventi presso la Accademia degli Eventi di Roma.

Quella sui diplomi è una questione per la quale ci sentiamo in dovere di discutere in modo più approfondito. Attualmente, in Italia, non esistono scuole, istituti, accademie, enti che siano riconosciuti a livello nazionale nella formazione di questa figura professionale. In altre parole: attualmente, nel nostro Paese, non esistono veri diplomi, né vere lauree, né alcun altro titolo riconosciuto ufficialmente dal M.I.U.R. Tuttavia, trattandosi di una professione totalmente nuova in Italia, esistono scuole, istituti, accademie che rilasciano diplomi e certificati di frequenza a fronte di corsi sostenuti presso le loro strutture. La quantità e la qualità dei corsi varia da struttura a struttura, fermo restando specifiche conoscenze di base che un buon Wedding Planner è necessario possieda e che una valida struttura è buona norma includa nella propria offerta formativa (floral, cake e lighting design, makeup per la sposa, regole del galateo, legislazione nel matrimonio, management e marketing, gestione delle relazioni). Tanto più queste strutture sono accreditate tanto più, come si può facilmente intuire, avrete la garanzia che il Wedding Planner che avete scelto possiede specifici requisiti di base per lo svolgimento della professione.

A prescindere dai requisiti minimi, è tuttavia importante sottolineare che riconoscere un bravo Wedding Planner resta (come in fondo accade anche per altre professioni) un compito quasi totalmente a carico dei futuri sposi, i quali dovrebbero accertatisi – per loro garanzia – non soltanto che il Wedding Planner è in possesso di almeno un diploma o una certificazione minima, ma anche che in egli si possono riconoscere tutta una seria di qualità accessorie più o meno usuali e comuni: naturale predisposizione al problem solving e alla customer service, attitudine all’organizzazione, doti artistiche (nel senso generale del termine) e buon gusto, nonché una forte dose di empatia con i futuri sposi, elemento questo da inserire - a nostro avviso - in cima alla lista: essa rappresenta infatti il collante, la giusta sinergia fra l’esperienza del Wedding Planner e le vostre richieste ed esigenze. Senza comprensione reciproca, senza empatia, un bravo Wedding Planner può magicamente trasformarsi nel peggiore dei professionisti e, per contro, voi nei peggiori dei clienti. Esistono, infine, requisiti di tipo logistico che offrono valore aggiunto al Wedding Planner, come ad esempio un proficuo carnet di collaboratori (fornitori), uno staff qualificato, una sede operativa, e così via.

FAQ: PARTIAL WEDDING PLANNING

Qual è la differenza fra il servizio WEDDING PLANNER e il servizio PARTIAL WEDDING PLANNING?

Nel primo caso, quello del servizio di WEDDING PLANNER, i futuri sposi scelgono di affidare alla nostra Agenzia l'intera organizzazione del matrimonio sin dagli inizi. Nel secondo caso, quello del servizio di PARTIAL WEDDING PLANNING, i futuri sposi scelgono di consegnare alla nostra gestione solamente una parte di servizi. Per essere ancora più accurati in questa distinzione, potremmo dire che:

una coppia di futuri sposi sceglie il servizio "Wedding Planner":
se non conosce la figura del WP e non ha ancora affidato incarichi a specifici fornitori
se conosce la figura del WP e non ha ancora affidato incarichi a specifici fornitori
se, conoscendo o non conoscendo il WP, senza ancora aver affidato incarichi, vuole delegare ad esso, sin dagli inizi, la completa gestione del proprio matrimonio (pur non scegliendo necessariamente tutti gli specifici servizi inclusi nel nostro elenco completo)

una coppia di futuri sposi sceglie il servizio "Partial Wedding Planning":
se non conosce il WP e ha già affidato incarichi ad alcuni fornitori
se conosce il WP ma ha comunque già affidato incarichi ad alcuni fornitori
se, dopo aver iniziato a programmare autonomamente il proprio matrimonio, ed aver già affidato alcuni incarichi a specifici fornitori, ha abbandonato l’intento ed ha scelto di affidarsi invece all’esperienza di un WP
se, dopo aver iniziato a programmare autonomamente il proprio matrimonio, ha ugualmente perseverato nel proprio intento scegliendo buona parte dei fornitori affidando loro i relativi incarichi, ed ha deciso anche di affidarsi al WP per l’organizzazione di altri specifici servizi (tra i quali rientra anche, ad esempio, il Wedding Day Coordination)

Nel caso in cui avessimo già scelto alcuni fornitori e delegato loro alcuni servizi, potremo comunque affidarci ad un WP?

Certo che sì! In tal caso sceglierete di affidarvi ad un servizio parziale di organizzazione del vostro matrimonio (tramite il pacchetto Partial Wedding Planning). Chiaramente, in merito a qualità ed efficacia dei servizi non direttamente a noi delegati ma per i quali si è già scelto di affidarsi all’esterno, la nostra Agenzia non potrà ritenersi diretta responsabile.

Qual è la differenza fra il pacchetto À LA CARTE e il pacchetto WEDDING DAY COORDINATION?

La differenza sta nella tipologia di approccio che cercate: se il vostro desiderio è quello di affidarvi ad un Wedding Planner per coordinare il vostro matrimonio sin dagli inizi (o quasi) allora il pacchetto À la carte è ciò che fa per voi: esso è stato pensato per quelle coppie di sposi che, pur avendo già incaricato determinati fornitori di occuparsi di specifici aspetti e servizi del proprio matrimonio, hanno deciso di affidarsi ad un Wedding Planner affinché questi si occupi della parte restante dell'organizzazione. Se invece avete già organizzato tutto, fin nei minimi dettagli per interi mesi, ma desiderate semplicemente godervi la giornata dell'evento senza l'ansia che qualcosa vada storto e che dobbiate essere proprio voi (gli sposi!) a dovervene occupare, allora il pacchetto Wedding Day Coordination è esattamente la soluzione ideale che risponde alle vostre esigenze.

C'è un limite al numero di servizi che posso scegliere per il pacchetto À LA CARTE?

Assolutamente no. L'unico limite specifico deriva semplicemente dalla definizione stessa di servizio parziale: scegliendo infatti questo servizio piuttosto che quello di Wedding Planner state scegliendo di affidarci una gestione parziale del vostro evento di nozze. Ovvero: state scegliendo di affidarci la gestione di una sola parte degli aspetti che usualmente compongono un matrimonio.

Scegliendo il pacchetto À LA CARTE posso scegliere anche servizi non elencati nella lista?

La lista completa dei servizi che offriamo è stata pensata proprio per rispondere a tutte le possibili esigenze degli sposi. Ciò non toglie, chiaramente, che sia possibile fare richiesta di ulteriori servizi non inclusi nella lista. Discuteremo insieme in merito alla loro attuabilità e al loro impatto sul budget, e se l'analisi sarà andata a buon fine avremo senz'altro piacere di realizzare anche il vostro... sogno extra!

FAQ: ENGAGEMENTS AND PROPOSALS

Che differenza c'è tra il servizio ENGAGEMENTS AND PROPOSALS e l'organizzazione della "Festa di fidanzamento"?

Il servizio ENGAGEMENTS AND PROPOSALS è un pacchetto messo a disposizione dalla nostra Agenzia che è rivolto a coloro che vogliono organizzare una proposta di matrimonio a sorpresa. Una festa di fidanzamento, al contrario, è sì un servizio da noi organizzabile (solitamente commissionato nell'ambito dei pacchetti PARTIAL WEDDING PLANNING o WEDDING PLANNER) ma si riferisce all'organizzazione di quella che di solito è la festa di fidanzamento ufficiale, che si svolge con le modalità di un pranzo o una cena, e a cui partecipano famiglia e amici dei futuri sposi.

Cosa accade se la persona interessata scopre la sorpresa prima della proposta?

Da parte nostra, garantiremo sempre il massimo della discrezione e della professionalità. Purtroppo è di solito più probabile che sia il cliente committente a non riuscire a mantenere l'effetto sorpresa fino all'ultimo istante (una eventualità alla quale nemmeno noi possiamo di solito porre rimedio). In tal caso, la nostra Agenzia non può chiaramente ritenersi responsabile della non riuscita della proposta.

Devo necessariamente tenere segreto al partner cosa sto organizzando?

No, non necessariamente! A volte il partner è a conoscenza dell'evento che sta per svolgersi, ma ciò che è importante (per ottenere un buon effetto) è che egli non sappia che l'intera serata è stata programmata e organizzata sin nei minimi particolari da voi insieme all'aiuto di un Wedding Planner, né chiaramente dovreste svelare i dettagli dell'evento!

Che tipo di proposte di matrimonio è possibile organizzare?

Non esiste, in tal senso, una linea guida specifica. Quello che ci piace fare è realizzare una proposta di matrimonio che sia tutta per voi, che rappresenti per voi un momento intenso e romantico, intimo, che resti nel vostro cuore per sempre. Per questa ragione sarà discutendo con voi dei vostri gusti, del modo in cui avete conosciuto la vostra dolce metà, di ciò che vi accomuna e delle vostre passioni che realizzeremo per voi un progetto totalmente personalizzato e unico.

Per darvi tuttavia un'idea di cosa può essere realizzato, elenchiamo qui nel seguito alcune delle tipologie di proposta più ricorrenti, da sempre ad alto tasso di gradimento:

proposta durante una cena romantica
proposta con flashmob
proposta tramite video messaggio
proposta in riva al mare al tramonto
proposta in un luogo pubblico per avere un effetto sorpresa sbalorditivo (biblioteca, museo, piazza...)
proposta durante un concerto musicale privato

Per darvi, infine, un'idea del perché una proposta di matrimonio, davvero ben organizzata, possa diventare un caro ricordo da raccontare ai vostri figli, vi segnaliamo uno splendido video che su Youtube ha avuto un successo incredibile e che racconta la storia di Isaac e della sua proposta di matrimonio... da batticuore!

E' possibile organizzare una proposta di fidanzamento in una meta lontana (italiana o straniera che sia)?

No. Per il momento. Ma contiamo in futuro di poter estendere il servizio a mete lontane che non rientrino soltanto nella zona di Roma e provincia.

FAQ: EVENT PLANNER

E' possibile realizzare qualsiasi tipo di evento?

Genericamente parlando: sì. A patto che la richiesta rientri in un accettabile criterio di fattibilità!

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